伴隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，郵儲(chǔ)銀行合肥市分行發(fā)展規(guī)模的不斷擴(kuò)大，對(duì)文書檔案管理工作的需求也越來越高，文書檔案的歸檔是一項(xiàng)具有較強(qiáng)技術(shù)性與服務(wù)型的工作，文書檔案管理工作也就不能緊緊停留在之前的水平上。為進(jìn)一步加強(qiáng)文書檔案管理，使文書檔案管理工作不斷與時(shí)俱進(jìn)、開拓進(jìn)取，郵儲(chǔ)銀行合肥市分行進(jìn)一步加強(qiáng)文書檔案管理工作，強(qiáng)化文書檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。
文書檔案是指各項(xiàng)工作中形成的對(duì)國家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值，經(jīng)過整理歸檔的文件材料。既包括收文、發(fā)文、簽報(bào)、送閱文件、內(nèi)部文件等正式文件，也包括傳真電報(bào)以及其他應(yīng)該歸檔保存的非正式文件。整理原則是遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價(jià)值，便于保管和利用。整理形式是按照文書檔案整理原則，以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒保管。
歸檔文件范圍包括四類文件，一是上級(jí)單位下發(fā)的文件;二是本行形成的文件;三是同業(yè)和非隸屬單位的文件;四是下級(jí)單位報(bào)送的文件。根據(jù)國家、總行及省分行的有關(guān)規(guī)定，合肥市分行文書檔案的保管期限劃分為永久、定期兩種，其中，定期又分為30年、10年兩種。凡反映全行主要職能活動(dòng)、重大歷史事件和基本歷史面貌，對(duì)于業(yè)務(wù)發(fā)展、金融研究及其他各項(xiàng)工作具有永久依據(jù)、查考利用價(jià)值的檔案，列為永久保管;凡反映全行較重要的職能活動(dòng)和工作，在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)需要查考、利用的檔案，保管30年;凡反映全行一般事務(wù)性活動(dòng)和工作，短時(shí)間內(nèi)需要查考、利用的檔案，保管10年。
年度歸檔文件在部門分類的基礎(chǔ)上，按照不同保管期限，根據(jù)時(shí)間結(jié)合事由排列，以發(fā)文、收文、內(nèi)部文件處理的時(shí)間順序?yàn)橹骶�，將相關(guān)聯(lián)的文件插入其間進(jìn)行排序。歸檔文件應(yīng)齊全完整，裝訂前必須對(duì)不符合要求的歸檔材料進(jìn)行必要修整。整理歸檔文件的字跡應(yīng)確保其耐久性，禁止使用鉛筆、圓珠筆、紅筆、純藍(lán)筆等不耐久筆書寫。
文書檔案作為紀(jì)實(shí)資料，客觀反映了全行各類問題的處理過程、規(guī)范管理及科學(xué)決策的實(shí)施與成果，能夠詳細(xì)記錄全行的發(fā)展變化，是全行檔案管理的重要組成部分。此次進(jìn)一步強(qiáng)化文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)加強(qiáng)文書檔案管理工作具有里程碑的意義。
(張安兵)
